บทที่2 ข้อมูล สารสนเทศ และการจัดการ

1.ข้อมูลและสารสนเทศ

   1.ข้อมูล (Data)

      ข้อมูล หมายถึง ข้อเท็จจริงหรือเหตการณ์ต่างๆ ที่เกิดขึ้นหรือมีลักษณะหลายอย่างผสมผสานเข้าด้วยกัน

   

   2.สารสนเทศ (Information)

       สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลต่างๆที่ผ่านการประมวลผลปล้ว ซึ่งถูกต้องแม่นยำ และตรงกับความต้องการของผู้ใช้

   3.ลักษณะของข้อมูลที่ดี

       -มีความถูกต้อง และแม่นยำ

       -มีความสมบูรณ์ครบถ้วน

       -ถูกต้อง รวดเร็ว และเป็นปัจจุบัน

       -ความสอดคล้องของข้อมูล

    

   4.ชนิดและลักษณะของข้อมูล

      oข้อมูลเป็นตัวเลข (Numeric Data) คือ ข้อมูลที่ใช้แทนจำนวนที่สามารถนำไปคำนวณได้ 

         -เลขจำนวนเต็ม

         -เลขทศนิยม

      oข้อมูลที่เป็นตัวอักขระ (Character Data) คือ ข้อมูลที่เป็นตัวอักษรและไม่สามารถนำไปคำนวนได้

   5.ประเภทของข้อมูล

      oข้อมูลปฐมภูมิ (Primary Data) คือ ข้อมูลที่ได้จากการรวบรวมหรือบันทึกจากแหล่งข้อมูลโดยตรง

      oข้อมูลทุติยภูมิ (Secondary Data) คือ ข้อมูลที่มีผู้รวบรวมหรือเรียบเรียงไว้แล้ว เป็นข้อมูลสารสนเทศที่นำมาใช้อ้างอิงได้

2.กระบวนการการจัดการสารสนเทศ 

   1.การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล

      oการรวบรวม เป็นจุดเริ่มต้นของการดำเนินงาน ซึ่งใช้เทคโนโลยีช่วยในการจัดเก็บข้อมูล

      oการตรวจสอบข้อมูล เมื่อมีการรวบรวมข้อมูล ก็จำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูลเพื่อความถูกต้อง ซึ่งหากพบความผิดพลาดก็จะต้องแก้ไข

   2.การประมวลผลข้อมูล

      oการจัดกลุ่ม ข้อมูลที่จัดเก็บควรจัดหมวดหมู่ที่ชัดเจน เพื่อเตรียมไว้ใช้งานต่อไป

      oการจัดเรียงข้อมูล ควรจัดเรียงข้อมูลที่มีความสำคัญตามลำดับตัวเลขหรือตัวอักขระ เพื่อสะดวกและประหยัดเวลาในการค้นหาข้อมูล

      oการสรุปผลข้อมูล ควรสรุปผลข้อมูลให้กระชับ และได้ใจความสำคัญ เพื่อรอการนำไปใช้ประโยชน์

   3.การจัดเก็บข้อมูลและดูแลรักษา

      oการจัดเก็บรักษาข้อมูล การนำข้อมูลที่ประมวลผลแล้วมาบันทึกเก็บไว้ในสื่อบันทึกข้อมูลต่างๆ

      oการทำสำเนาข้อมูล การคัดลอกข้อมูลจากต้นฉบับเพื่อเก็บรักษา หากข้อมูลต้นฉบับเสียหาย 

   4.การแสดงผลข้อมูล

      oการสื่อสารและเผยแพร่ข้อมูล การที่ได้รับข้อมูลข่าวสารที่รวดเร็วและทันเวลา ผู้ใช้งานก็สามารถนำข้อมูลมาใช้ประโยชน์ได้อย่างเต็มศักยภาพ

      oการปรับปรุงข้อมูล ควรมีการติดตามผลตอบกลับ เพื่อนำข้อมูลมาปรับปรุงแก้ไขให้ทันสมัยอยู่ตลอดเวลา ปละควรจัดเก็บอย่างเป็นระบบเพื่อง่ายต่อการใช้งาน

3.ข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์

   1.ระบบเลขฐานสอง
      การจัดเก็บข้อมูลหรืแการสั่งงานจะต้องอาศัยระบบเลขฐานสอง เนื่องจากคอมพิวเตอร์ทำงานด้วยสัญญาณไฟฟ้าโดยแทนตัวเลนศูนย์ (0) และเลขหนึ่ง (1) โดยแต่ละหลักเรียกว่า "บิต" (Binary Digit: Bit) จะใช้สร้างรหัสแทนจำนวนอักขระ สัญลักษณ์ 
   
   2.รหัสแทนข้อมูล
      เพื่อให้แลกเปลี่ยนข้อความระหว่างมนุษย์กับคอมพิวเตอร์เป็นไปในแนวเดียวกัน
         oรหัสแอสกี (American Standard Code Information Interchange: ASCII) เป็นรหัสแทนข้อมูลด้วยเลขฐานสองจำนวน 8 บิต หรือ 1 ไบต์

         oรหัสยูนิโค้ด (Unicode) เป็นรหัสแทนข้อมูลด้วยเลขฐานสองจำนวน 16 บิต ใช้แทนอักษรภาษาจัน ญี่ปุ่น และแทนสัญญลักษณ์กราฟิก และสัญญลักษณ์ทางคณิตศาสตร์

   3.การจัดการข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์

      oบิต (Bit) คือ ตัวเลขหลักใดหลักหนึ่งในระบบเลขฐานสอง เป็นหน่วยที่เล็กที่สุดของข้อมูล
      oตัวอักขระ (Character) คือ ตัวเลข ตัวอักษร  หรือเครื่องหมายใดๆ โดยตัวอักขระ แต่ละตัวจะใช้เลขฐานสองจำนวน 8 บิต หรือ 1 ไบต์ ในการแทนข้อมูล
      oเขตข้อมูล (Field) คือ ข้อมูลที่เป็นตัวอักขระที่เรียงต่อกัน เพื่อนแทนความหมายใดความหมายหนึ่ง
      oระเบียนข้อมูล (Record) คือ กลุ่มของเขตข้อมูลที่มีความเกี่ยวข้องกัน ตั้งแต่ 1 เขตข้อมูลขึ้นไป
      oแฟ้มข้อมูล (File) คือ กลุ่มของระเบียนข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน ตั้งแต่ 1 ระเบียนข้อมูลขึ้นไป

      oฐานข้อมูล (Database) คือ เป็นที่รวบรวมแฟ้มข้อมูลหลายๆแฟ้มเข้าด้วยกัน ซึ่งจะต้องมีความสัมพันธ์กัน

4.จริยธรรมในการใช้ข้อมูล

   1.ความเป็นส่วนตัว (Privacy)
      ก่อนจะเผยแพร่ข้อมูลที่มีความเป็นส่วนตัวสูง หากข้อมูลนี้ถูกพวกมิจฉาชีพนำไปใช้ผิดวัตถุประสงค์ก็จะสร้างความเดือดร้อนแก่เจ้าของข้อมูลได้

   2.ความถูกต้อง (Accuracy)
      ก่อนที่จะเผยแพร่ข้อมูลใดๆ ควรตรวจสอบความถูกต้องข้องข้อมูลนั้นก่อน เพราะถ้าผู้รับข้อมูลได้รับข้อมูลที่ผิดก็จะไม่สามารถนำข้อมูลนั้นไปใช้ประโยชน์อะไรได้ ทำให้เสียเวลา

   3.ความเป็นเจ้าของ (Property)
      การละเมิดลิขสิทธิ์หรือทรัพย์สินทางปัญญา จะทำให้เกิดความเสียหายทางธุรกิจต่อเจ้าของข้อมูล ผู้ใช้จึงควรระมัดระวังในการนำข้อมูลต่างๆมาใช้งาน

   4.การเข้าถึงข้อมูล (Accessibility)
      การใช้งานคอมพิวเตอร์มักมีการกำหนดสิทธิตามระดับของผู้ใช้งาน เพื่อป้องกันและรักษาความลับของข้อมูล 

คำถามท้ายบท
   รหัสแอสกี และรหัสยูนิโค้ด ใช้รหัสเลขฐานสองจำนวนกี่บิต และใช้แสดงข้อมูลประเภทใด